مصاحبه

مصاحبه

گفتگو با شهرام قاسم‌زاده سروش رئیس اداره پایاپای

وقتی مغایرت‌ها صفر می‌شود

.1398/9/4 دوشنبه

یکی از ادارات مهم و حساس در بانک سامان، اداره پایاپای است. اداره‌ای که در آن روزانه تعیین وضعیت هزاران چک عهده و واریز چک‌های واگذاری شعب به سپرده مشتریان صورت می‌پذیرد و در کنار آن مغایرت‌های موجود در چک‌های عهده و واگذاری رسیدگی می‌شود. اداره‌ای که دقت و سرعت دو لازمه کار در آنجاست و سرنوشت اعتبار هزاران نفر در دستان کارکنان این اداره است. نکته مهم این است که به‌رغم حساسیت بالای کار در این اداره، با تلاش و همراهی کارکنان زحمت‌کش اداره پایاپای، بانک سامان، از معدود بانک‌های کشور است که از زمان اجرای سامانه چکاوک تاکنون میزان مغایرت چک‌ها صفر بوده است. آنچه در ادامه می‌خوانید حاصل گفتگوی خبرنگار نشریه سامان با شهرام قاسم‌زاده سروش رئیس اداره پایاپای بانک سامان در خصوص عملکرد و دستاوردهای این اداره است.

آقای قاسم‌زاده سروش، ممنون از وقتی‌که اختصاص دادید، برای آغاز این گفتگو لطفاً توضیح دهید که در اداره پایاپای دقیقاً چه اتفاقی می‌افتد؟
اداره پایاپای محلی است که چک‌های واگذاری سایر بانک‌ها عهده بانک سامان در آن تعیین وضعیت می‌شود و همچنین مرکز ارسال چک‌های واگذاری شعب خودمان به سایر بانک‌ها است و درواقع تبادل چک‌ها بین بانک‌ها و تعیین وضعیت آن‌ها در اداره پایاپای صورت می‌پذیرد و نتیجه چک‌های عهده و واگذاری توسط این اداره به سایر بانک‌ها و شعب اعلام می‌شود.
شیوه کار در پایاپای نیز به این صورت است که مشتری چک بانک سامان را در بانکی دیگر که حساب دارد، واگذار می‌کند و این چک از طریق سیستم چکاوک به بانک مرکزی انتقال پیدا می‌کند و از بانک مرکزی به مدیریت مرکز کلر سامان وارد می‌شود. به دلیل اینکه سیستم ما کاملاً متمرکز است، ما چک‌ها را به اداره پایاپای ارسال و در این اداره از طریق نرم‌افزار فرانگین تعیین وضعیت می‌کنیم و پس از تعیین وضعیت، تأییدیه نقد یا برگشتی در سیستم ثبت می‌شود و بانک واگذارنده از همین طریق می‌تواند متوجه نقد یا برگشت چک شود و بانک‌هایی که سیستم متمرکز ندارند، این چک‌ها را به شعب عهده ارسال می‌کنند تا شعب این چک‌ها را تعیین وضعیت کنند.
این روند به‌صورت معکوس برای چک‌ها واگذاری بانک سامان نیز انجام می‌شود و ما این نوع چک‌ها را به بانک عهده ارسال می‌کنیم و پس از تعیین وضعیت توسط سایر بانک‌ها، پاسخ نقد و یا برگشت را دریافت می‌کنیم و نتیجه در ابتدای روز کاری بعد به شعب ارسال می‌شود.
شیوه نقل‌وانتقال وجوه این چک‌ها بین بانک‌ها چگونه است؟
تمام بانک‌ها نزد بانک مرکزی سپرده دارند و این بانک مرکزی است که تسویه‌حساب‌های بین‌بانکی را انجام می‌دهد و از تفاوت مجموع مبالغ چک‌های  نقد شده عهده و واگذاری، حساب بانک‌ها را بدهکار یا بستانکار می‌کند.
یک کارمند اداره پایاپای از زمان شروع کار تا پایان روز دقیقاً چه‌کاری انجام می‌دهند؟
شروع کار اداره پایاپای از ساعت 7:30 صبح است و ما اگر به‌درستی و بدون مشکل واریزی‌های روز قبل را انجام داده باشیم، کار تعیین وضعیت چک‌های عهده را آغاز می‌کنیم. البته اگر در برخی موارد چک‌های واگذاری ما با مشکل روبرو شده باشد و اختلاف حساب داشته باشیم تا زمانی که این اختلاف حساب را مشخص نکنیم کار تعیین وضعیت را شروع نخواهیم کرد، چراکه با توجه به حجم بالای چک‌ها اگر این مغایرت‌ها روی‌هم جمع شوند، عملیات تسویه‌حساب‌های این اداره به‌سختی انجام می‌شود.
بنابراین اگر مشکل نداشته باشیم کار تعیین وضعیت چک‌ها را آغاز می‌کنیم، البته به هنگام تعیین وضعیت، ما با مغایرت‌ها و مشکلات مختلف مواجه می‌شویم. برای تعیین وضعیت چک‌هایی با مبالغ بالا با صاحب حساب تماس می‌گیریم تا تأییدیه اصالت و مبلغ چک را از وی دریافت کنیم و حتی برای چک‌های دارای کسر موجودی نیز با صاحبان حسابشان تماس می‌گیریم؛ ولی در صورت عدم پاسخگویی مشتری، چک برگشت می‌شود. مشتریانی که از برگشت شدن چک خود مطلع می‌شوند درصورتی‌که وجه چک را تأمین کنند و شماره چک برگشتی را طی تماس تلفنی به این اداره اعلام کنند، ما، این‌گونه چک‌ها را نیز پس از اصلاح وضعیت، نقد می‌کنیم.
دریافت چک‌های عهده از ساعت 5 صبح به‌صورت خودکار آغاز می‌شود که این روند برای چک‌های عادی تا ساعت یک ظهر  و چک‌های رمزدار تا ساعت 13:15 ادامه دارد و پس‌ازآن سامانه چکاوک بسته می‌شود. تعیین وضعیت چک‌های عهده با توجه به حجم آن تا حدود ساعت 5  عصر نیز ادامه دارد. البته ناگفته نماند درصورتی‌که در حین انجام امور با مشکل مواجه شویم با هماهنگی و دریافت مجوز از بانک مرکزی بابت تمدید زمان ارسال پاسخ چک‌های عهده، تعیین وضعیت چک‌ها را تا پایان ادامه می‌دهیم.
به‌طور متوسط و میانگین روزانه چقدر چک در اداره پایاپای تعیین وضعیت می‌شود و میانگین زمان تعیین وضعیت هر چک چقدر طول می‌کشد؟
به‌طورمعمول روزانه بین 3 تا 9 هزار برگ چک عهده دریافت می‌شود که این میزان در روزهای سررسید از 9 هزار تا چک به بالا است.
در 30 مهرماه امسال در حدود 16 هزار چک وارد سیستم شد و ما آن را تعیین وضعیت کردیم و جالب این است، رکورد دریافت چک‌های عهده در 31 شهریورماه سال 97، حدود 28 هزار فقره چک بوده که تعیین وضعیت آن تا ساعت 20:00 ادامه داشت.
با توجه به رعایت استانداردهای مختلف در بررسی چک، مدت‌زمان رسیدگی و تعیین وضعیت هر برگ چک حدود یک دقیقه است. این موضوع به عملکرد کاربر هم مرتبط است به‌عنوان نمونه در همان تاریخ 31 شهریور 97 یکی از همکاران ما 1500 برگ چک را بدون مشکل تعیین وضعیت کرد که این واقعاً عدد بالایی است.  البته برخی اوقات پیش می‌آید که به خاطر مشکلاتی در عملیات تعیین وضعیت و لزوم بررسی بیشتر، این زمان افزایش می‌یابد. در اینجا لازم است یک نکته بگویم، من همیشه به همکاران خودم توصیه می‌کنم که بیشترین تمرکز را روی تعیین وضعیت داشته باشند، چراکه هر اشکال و خطایی در کار پیش بیاید، ممکن است زندگی فردی با مشکل مواجه شده و یا آبروی کسی به خطر بیفتد. مثلاً مشتری که در بازار اعتبار دارد اگر چکش به‌اشتباه تعیین وضعیت شود، آبروی چندین سال وی خدشه‌دار می‌شود؛ بنابراین این فقط یک کار معمولی روزانه و ساده نیست و بسیار مهم است. من معتقدم که به نسبت افزایش حجم کار، میزان دقت نیز باید افزایش پیدا کند و قطعاً حجم کار توجیه‌کننده کاهش دقت نیست.
در حوزه بررسی امنیت چک‌ها همکاران چه طور عمل می‌کنند و چه استانداردهایی دارند؟
با توجه به موافقت¬نامه عضویت در سامانه چکاوک، بانک واگذارنده مسئول بررسی اصالت چک است و ما فقط تصویر چک را دریافت می‌کنیم، بااین‌حال همکاران ما تمامی تلاش خود را انجام می‌دهند تا از روی همین تصاویر نیز صحت ارکان چک را بررسی کنند. متأسفانه اسکنر برخی از بانک‌ها تصویر چک‌ها را بسیار ناخوانا ثبت می‌کند که این مورد برای همکاران ما مشکل ایجاد کرده است.
ما در اداره پایاپای تمامی ارکان چک را کنترل می‌کنیم، حتی به خط‌های روی چک، مخدوش نبودن شماره چک، دریافت‌کننده وجه و در صورت لزوم به سابقه چک‌های صادره مشتری نیز توجه داریم تا به‌اشتباه، چک جعلی را وصول نکنیم. البته بار دیگر تکرار می‌کنم که بانک واگذارنده چک، مسئول است که چک دریافتی از مشتری خود را قبل از ارسال حتماً با دستگاه UV کنترل کند؛ بنابراین مسئولیتی بر عهده ما نیست.
علاوه بر این عنوان کردم که برای چک‌های با مبالغ بالا نیز با صادرکننده چک تماس می‌گیریم اما چنانچه فرد پاسخگو نباشد، ما نمی‌توانیم که چک را عودت دهیم و پس از بررسی و کنترل دقیق‌تر و اطمینان از صحت اصالت چک، آن را به‌صورت صحیح تعیین وضعیت می‌کنیم.
به‌جز موضوع چک، چه‌کارهای دیگری در اداره شما پیگیری می‌شود؟
در این خصوص باید بگویم، صدور اسناد کارمزدهای گواهی‌نامه عدم پرداخت چک، رفع سوء اثر چک و رفع رکود نیز در این اداره انجام می‌شود. تا چندی پیش که کارمزد گواهی عدم پرداخت سیستمی نشده بود، ما این کارمزد را دستی صادر می‌کردیم. هم‌اکنون نیز کارمزد رفع سود اثر چک  را پس از پایان تعیین وضعیت و رفع رکود را در هنگام تعیین وضعیت چک‌ها به‌صورت دستی ثبت می‌کنیم. بابت چک‌های واگذاری و چک‌های عهده هم برخی اوقات مغایرت داریم که مغایرت گیری انجام می‌شود و مکاتبات مربوط به این روند، با شعب و سایر بانک‌ها صورت می‌پذیرد.
علاوه بر این، اعلام افتتاح، ادغام و حذف شعب بانک سامان را نیز اداره ما به شبکه بانکی کشور اعلام می‌کند. ثبت دفتر رمز برای صدور چک‌های بین‌بانکی و اعمال تغییرات شعب سایر بانک‌ها در سیستم توسط اداره پایاپای انجام می‌شود. همچنین فایل نمونه امضاهای مجاز بانکی را تولید و در پورتال بارگذاری می‌کنیم و فایل تهیه‌شده را در اختیار سایر بانک‌ها می‌گذاریم و نیز نمونه امضای مجاز شبکه بانکی کشور را از سایر بانک‌ها دریافت و در پورتال بارگذاری می‌کنیم.
توصیه‌ شما به همکاران شعبه برای دریافت چک‌های واگذاری چیست؟
توصیه من به همکاران خوبم در شعب این است که در هنگام دریافت چک‌های واگذاری، دقیق‌تر این چک‌ها را تحویل بگیرند و برای جلوگیری از ورود چک‌های جعلی به سیستم بانکی، در صورت لزوم حتماً از دستگاه UV برای کنترل اصالت چک استفاده کنند. علاوه بر این در ثبت مبلغ چک واگذاری دقت بیشتری داشته باشند تا از این بابت مشتری متضرر نشود.
و نکته پایانی...
یکی از مهم‌ترین روش‌هایی که در اداره پایاپای صورت گرفت، اجرای سیستم متمرکز تعیین وضعیت چک بود و خدا را شاکرم که مدیران محترم بانک این اعتماد را به ما داشتند که بتوانیم این شیوه را پیاده‌سازی کنیم و معتقدم که پیامد بسیار مهم و خوبی برای بانک داشته است. بانک سامان زمانی که سیستم چکاوک اجرا شد همانند سایر بانک‌ها با مشکلات بسیاری روبرو شد ولی توانست این گذرگاه سخت را با موفقیت پشت سر بگذارد. بانکی هستیم که از ابتدای پروژه چکاوک تاکنون هیچ مغایرتی نداشتیم که این به لطف اجرای سیستم متمرکز و دیدگاه مثبت مدیران به این روش، اتفاق افتاد. ما روزبه‌روز مغایرت حساب‌ها را مشخص می‌کردیم و تا زمانی که وضعیت مغایرت مشخص نمی‌شد به سراغ کارهای روز بعد نمی‌رفتیم. برخی از بانک‌ها باگذشت بیش از 4 سال از اجرای سیستم چکاوک هنوز نتوانسته‌اند مغایرت‌های خود را به‌طور کامل رفع کنند و حتی این کار را برون‌سپاری کردند و هزینه‌ای بر عهده مجموعه خود گذاشتند. جالب این است که در همان ابتدای اجرای پروژه چکاوک تعدادی از بانک‌ها با ما تماس می‌گرفتند تا بپرسند که چه روشی در مغایرت‌گیری انجام می‌دهیم و چه طور توانستیم مغایرت خود را صفر کنیم.
به همین خاطر می‌خواهم از تمامی همکاران عزیزم در اداره پایاپای چه آن‌هایی که از ابتدای اجرای این پروژه به‌صورت شبانه‌روز در کنارم بودند و این کار بزرگ را به‌خوبی انجام دادند و آن‌هایی که در حال حاضر مشغول به انجام‌وظیفه هستند و همچنان کار را به‌درستی پیش می‌برند، تشکر کنم.


 
برچسب خبر:
1399/4/21 شنبه